GTR: 세계 최고의 인재들은 왜 기본에 집중할까 4- 메일의 회신속도가 당신을 말해준다.
한가지 상황을 떠올려 보자. 정신 없이 업무를 처리하던 중 급한 메일을 보내기 위해 메일함을 연 당신의 눈에 새로 도착한 메일 한 통이 들어온다.
발신자를 확인하니 한 번도 들어본 적이 없는 낯선 이름이다. 업무에 쫓기던 당신은 당장 보내야 할 메일만 재빠르게 보내고 메일함을 닫는다.
그리고 낯선 발신자의 메일에 대해서는 까맣게 잊고 다시 일에 집중한다.
어떤가? 이런 상황은 업무 속에서 흔히 벌어지는 일이다. 낯선 발신자가 보내 온 메일은 바쁜 업무 속에서 쉽게 묻혀 버린다.
아침에 확인하고도 늦은 오후에 회신을 보내거나 때로는 며칠씩 확인하지 않고 그대로 두기도 한다.
그 메일을 보낸 상대가 얼마나 간절한 마음으로 회신을 기다릴 지는 상상도 하지 못한 채 말이다.
이렇게 보통 사람들은 덜 중요하다고 생각하는 메일에 대해서는 늦게 회신한다.
하지만 업계에서는 인정받는 인재일수록 회신 속도가 현저하게 빠르다. 발신자가 누구냐에 상관없이 어떤 메일에도 빠르게 회신한다.
골드만 삭스 시절에 초대형 프로젝트를 진행하면서 내가 경험한 사실이다.
당시 나는 일본계 기업의 매각과 관련된 M&A업무를 담당하고 있었는데
매수 후보 기업과 긴밀하게 관계를 맺고 있는 해외 지사의 시니어 뱅커들에게 일제히 메일을 보냈다.
그들에게 롱리스트상의 매수 후보 기업이 매각에 관심을 나타낼 지에 대한 의견을 구하는 내용이었다.
그들의 회신에는 역시 베테랑 뱅커답게 간결하지만 다양한 경험과 긴밀한 관계를 근거로 한 날카로운 의견이 정리되어 있었다.
메일을 주고 받는 이 모든 과정은 내가 메일의 보내기 버튼을 누르고 나서 채 여섯 시간이 지나기도 전에 완료되었다.
발신 시점은 도쿄시각으로 새벽 2시, 아침 8시에 출근해서 메일함을 확인했을 때 이미 80퍼센트에 가까운 회신이 도착해 있었다.
한마디로 여섯 시간 이내에 회신을 완료한 것이다.
무엇보다 그렇게 빨리 회신을 보낸 사람들이 전 세계를 날아다니는 최고의 성과를 내는 베테랑 뱅커라는 점에 나는 더욱 놀랐다.
솔직히 이제 막 업계에 발을 들인 도쿄 사무실의 애송이 뱅커였던 내 메일에 그렇게 빨리 답장을 해줄 것이라고는 전혀 기대하지 않았다.
수신함을 본 나는 그때의 런던 시각, 독일 시각, 북미 시각, 홍콩 시각 등 주요 해외 사무실의 시차를 계산해 보았다.
이 사람들은 도대체 언제 잠들고 언제 식사를 하는 것일까? 과연 일에서 손을 떼고 있는 시간이 있기는 한 걸까?
골드만 삭스에서는 이처럼 빠른 회신을 당연시 여긴다.
눈코 뜰 새 없이 바쁘고, 다양한 프로젝트가 복잡하게 얽혀 있고,
해외 출장이나 중요회의로 스케줄이 꽉 차 있는 최고의 뱅커일수록 회신 속도는 현저하게 빠르다. 그 이유는 세가지가 있다.
1. 효율적인 업무방법을 터득한 사람이 결과적으로 진급이 빠르다.
2. 회신이 빠른 사람일수록 프로페셔널하다는 공통된 인식이 있다.
3. 회신이 빠른 사람을 정당하게 평가하는 사내 시스템이 있다.
다만 메일 회신을 할 때 주의해야 하는 세가지 포인트를 소개한다.
① 메일회신속도는 보이지 않는 당신의 명함이다.
회신이 오기만을 기다리고 있는 상대방에게 당신의 회신속도는 당신이 어떤 비즈니스맨인지를 말해 주는 제한된 정보 가운데 하나이다.
특히 요즘에는 메일이나 채팅같이 상대방의 얼굴이나 목소리를 접하지 않고 일방적으로 메시지를 보낼 수 있는 커뮤니케이션 수단이 많다.
메일을 보내고 나면 발신자는 상대방이 언제 메시지를 읽는지 확인하기 어렵다. 기다려도 답장이 없으면 메일이 가지 않았구나, 하고 불안해진다.
그러면 곧바로 다른 메일 주소를 찾아보거나, 직접 전화를 걸 타이밍을 엿보곤 한다.
만약 이미 메일을 확인하고도 상대에게 답장을 하지 않아 이런 상황이 벌어진다면 상대방에게 불필요한 수고나 걱정을 끼치는 것과 다름없다.
만약 촌각을 다투는 일이라면 그 피해는 더욱 심각하다. 그러니 가능한 한 빨리 회신을 보내길 바란다.
② 회신에 시간이 걸린다면 양해를 구하는 메일을 먼저 보낸다.
외출 중이거나 급하게 회의에 들어가야 하는 상황이라 회신할 여유가 없다면 언제까지 회신한다는 확인 메일을 먼저 보내자.
짧은 확인 메일만으로도 상대방은 자신의 메일을 중요하게 생각한다고 여기며 안심할 수 있다.
③ 생각을 정리할 시간이 필요하다면 하루가 지나고 회신한다.
한편, 감정적인 내용이 들어간다면 세심한 주의가 필요하다. 서둘러서 회신하는 것도 중요하지만 메일은 일단 보낸 후엔 삭제할 수 없다.
나중에 후회할 만한 내용을 보낼 우려가 있다면 억지로라도 시간적인 여유를 갖고,
보낼 내용을 다시 한번 확인하고 나서 보내도록 하자.
[출처] 세계 최고의 인재들은 왜 기본에 집중할까, 도쓰카 다카마사 지음, 비즈니스북스출판
저도 개인적으로 학교나 기타 여러 가지 모임의 회장이나 총무 업무를 꽤 하곤 합니다.
IT가 발달하다 보니 예전에는 모두 전화를 일일이 걸었지만 요즘은
문자메시지나 카톡 또는 메일로 모임에 대한 안내나 참석여부 등을 확인하는 내용을 보냅니다.
이 때 저도 위에서 언급한 내용과 비슷한 경험을 많이 합니다.
여러 다양한 모임이 있다 보니 각양각색의 사람들이 있는데 회신이 빠른 분들의 경우는
그 조직에서 굉장히 중요한 일을 하고 있고 조직에서 선두주자로서 이름을 날리고 있는 분들이 많더군요.
실제로도 바로 회신하기 곤란한 내용에 대해서는 조금 고민해 보고 다시 연락을 주겠다고 양해를 부탁하는 내용을 즉각 보내시더군요…
그래서 저는 우스갯소리로 모임에서 총무로 지명이 되면 이렇게 말을 하곤 합니다. “세상에는 두가지 부류의 사람이 있습니다.
첫번째 부류는 회장이나 총무의 참석요청메일이나 메시지에 바로 회신하는 훌륭한 사람이고, 다른 부류는 회신안하고 생까는 아주 못된 부류입니다.
건전한 회신문화를 만듭시다.”라고요…역시 효과가 있더군요…
펌.
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